Forslag til saksfremlegg

Sak [X]: Vedtekter for Sjømilitære Samfund – lokalforeningen i Horten

Bakgrunn

Sjømilitære Samfund har vedtatt felles vedtekter som gjelder for alle lokalforeninger. For at lokalforeningen i Horten skal være formelt organisert i samsvar med norsk foreningspraksis og de sentrale vedtektene, er det nødvendig å fastsette egne vedtekter for lokalforeningens virksomhet.

Vedtektene er utarbeidet med utgangspunkt i:

•        malen for foreningsvedtekter fra Brønnøysundregistrene,

•        Sjømilitære Samfunds felles vedtekter,

•        behovet for å regulere lokalforeningens virksomhet på en klar og ryddig måte.

Hovedpunkter i forslaget

1.      Navn og tilhørighet: Foreningen fastslås som en lokalavdeling underlagt Sjømilitære Samfund.

2.      Formål: Gjenspeiler Samfundets overordnede formål, tilpasset lokal aktivitet i Horten.

3.      Medlemskap: Rettigheter, plikter, kontingent og regler for eksklusjon.

4.      Årsmøte: Definert som øverste organ, med regler for innkalling, behandling og protokoll.

5.      Styret: Består av minst tre medlemmer, valgt for to år, med ansvar for drift og økonomi.

6.      Regnskap og revisjon: Årlig regnskap med rapportering til Samfundet.

7.      Forholdet til Samfundet sentralt: Forpliktelse til å følge felles vedtekter, rapportere og samarbeide.

8.      Endring av vedtekter: Krever 2/3 flertall og godkjenning av Samfundets styre.

9.      Oppløsning: Midler tilfaller Samfundet eller tilsvarende formål.

Vurdering

Forslaget gir lokalforeningen en tydelig organisatorisk ramme og ivaretar krav fra både Brønnøysundregistrene og Samfundet sentralt. Vedtektene gir tilstrekkelig fleksibilitet for lokal aktivitet, samtidig som de sikrer lojalitet til de felles vedtektene.

Vedtekter for Sjømilitære Samfund – lokalforening Horten

§ 1 Navn og tilhørighet

Foreningens navn er Sjømilitære Samfund – lokalforening Horten (heretter «Lokalforeningen»).

Lokalforeningen er en selvstendig lokalavdeling underlagt og tilknyttet den landsdekkende organisasjonen Sjømilitære Samfund (heretter «Samfundet»).

§ 2 Formål

Lokalforeningen skal fremme Samfundets overordnede formål lokalt i Horten.

•        Arbeide for Sjøforsvarets tarv og utvikling,

•        å være et samlingspunkt for personer med interesse for og tilknytning til Sjøforsvaret og maritim virksomhet,

•        å bidra til bevaring og videreføring av maritim kultur, historie og tradisjon,

•        å arrangere møter, foredrag og sosiale sammenkomster,

•        å samarbeide med andre organisasjoner og institusjoner i tråd med Samfundets formål.

Lokalforeningen skal ivareta Samfundets verdier og virke innenfor rammen av de felles vedtekter.

§ 3 Organisasjonsform

Foreningen er en frittstående juridisk person med medlemmer, og er selveiende. At den er selveiende innebærer at ingen, verken medlemmer eller andre, har krav på foreningens formue eller eiendeler, eller er ansvarlig for gjeld eller andre forpliktelser.

§ 4 Medlemskap i lokalforeningen

1.      Medlemskap i lokalforeningen er åpent for alle som er medlemmer i Samfundet.

2.      Medlemmene skal følge lokalforeningens og Samfundets vedtekter og vedtak.

3.      Medlemmer har rett til å delta på lokalforeningens møter, arrangementer og årsmøte, og har stemmerett fra det året kontingent er betalt.

4.      Medlemmer skal betale årlig kontingent fastsatt av Samfundet.

5.      Styret kan beslutte å ekskludere et medlem som grovt tilsidesetter sine plikter eller handler i strid med lokalforeningens eller Samfundets formål.

§ 5 Årsmøtet

1.      Årsmøtet er lokalforeningens høyeste organ.

2.      Ordinært årsmøte avholdes hvert år innen utgangen av mars.

3.      Styret innkaller til årsmøte med minst 4 ukers skriftlig varsel. Saksdokumenter skal være tilgjengelige senest 1 uke før møtet. Dato for årsmøtet varsles i god tid før innkalling.

4.      Årsmøtet skal behandle:

o årsberetning fra styret, o revidert regnskap, o budsjett og kontingent for kommende år, o valg av styre og revisor/valgkomité, o innkomne forslag.

5.      Vedtak fattes med alminnelig flertall, med mindre annet er bestemt i vedtektene. Hvert medlem har én stemme. Det kan ikke stemmes ved fullmakt.

6.      Det skal føres protokoll fra årsmøtet, underskrevet av møteleder og én valgt representant.

§ 6 Ekstraordinære årsmøter

Ekstraordinære årsmøter blir avholdt når styret bestemmer det, eller minst 1/3 av medlemmene krever det.

Innkalling skjer på samme måte som for ordinære årsmøter, med minst 14 dagers varsel.  

Ekstraordinært årsmøte kan bare behandle og ta avgjørelse i de sakene som er kunngjort i innkallingen.

§ 7 Innkomne forslag til behandling på årsmøtet 1. Frist for innsendelse av forslag

Medlemmer som ønsker å få behandlet en sak på årsmøtet, skal sende inn sitt forslag til styret senest 4 uker før årsmøtet. Forslag som innkommer etter fristen, kan kun behandles dersom årsmøtet med alminnelig flertall vedtar at saken tas opp.

2. Formkrav og innsending

Forslag skal fremsettes skriftlig og inneholde:

a)   en tydelig angivelse av hva det foreslås at årsmøtet skal vedta, og

b)  kort begrunnelse for forslaget.

Forslag skal sendes per e-post eller brev til styret på den adressen som kommer frem av innkallingen. Forslag registreres med dato og avsender ved mottak.

3. Styrets behandling av innkomne forslag

Styret skal foreta nødvendig saksforberedelse for alle rettidig innkomne forslag. Dette omfatter vurdering av forslagets innhold, relevans for foreningens formål og eventuelle økonomiske eller organisatoriske konsekvenser.

Styret kan innhente supplerende opplysninger fra forslagsstiller dersom dette anses nødvendig for å fremlegge saken på riktig grunnlag.

4. Innarbeiding i saksliste og saksdokumenter

Rettidig innkomne forslag skal tas inn i saksliste og saksdokumenter til årsmøtet, og fremlegges på en slik måte at forslagsstiller og styrets vurdering fremkommer tydelig. Styret skal i saksdokumentene gi sin anbefaling knyttet til forslaget.

5. Publisering og tilgjengeliggjøring for medlemmene

Innkomne forslag med styrets innstilling skal gjøres tilgjengelig for medlemmene senest 1 uke før årsmøtet. Dokumentene skal distribueres sammen med ordinære årsmøtedokumenter eller gjøres tilgjengelige digitalt på foreningens informasjonskanaler, slik at medlemmene har tilstrekkelig tid til å sette seg inn i forslagene før møtet.

6. Forslag fremsatt under årsmøtet

Forslag som fremsettes direkte i årsmøtet kan behandles dersom forslaget ligger innenfor sakens tema og årsmøtet med simpelt flertall godkjenner behandling. Forslag som medfører endringer i vedtektene, økonomiske forpliktelser eller organisatoriske omlegginger kan ikke fremmes under møtet med mindre annet følger av lov eller vedtektene.

§ 8 Styret

1.      Lokalforeningen ledes av et styre valgt av årsmøtet.

2.      Styret består av minst tre medlemmer: leder, kasserer og ett styremedlem. Årsmøtet kan beslutte utvidelse.

3.      Valgperioden er to år. Styret konstituerer seg selv og fordeler oppgaver dersom ikke annet er bestemt av årsmøtet.

4.      Styret er ansvarlig for:

o   å lede lokalforeningens virksomhet mellom årsmøtene, o   å forvalte lokalforeningens midler forsvarlig, o     å føre regnskap og legge dette frem for årsmøtet,

o   å representere lokalforeningen overfor Samfundet sentralt og andre aktører.

5.      Styret er vedtaksført når minst halvparten av medlemmene er til stede.

§ 9 Signaturrett

Styret i fellesskap innehar signaturrett.

§ 10 Regnskap og revisjon

1.      Lokalforeningens regnskapsår følger kalenderåret.

2.      Det skal føres ordentlig regnskap for lokalforeningens virksomhet.

3.      Dersom regnskapet revideres sentralt av Samfundet, skal lokalforeningen avgi nødvendige opplysninger og rapporter. Dersom regnskapet føres lokalt, skal årsmøtet velge revisor eller fastsette forenklet revisjonsordning i samsvar med gjeldende regler.

§ 11 Forholdet til Sjømilitære Samfund sentralt

1.      Lokalforeningen er forpliktet til å følge Samfundets felles vedtekter, vedtak og retningslinjer.

2.      Lokalforeningen skal hvert år sende årsberetning, regnskap og opplysninger om styresammensetning til Samfundet.

3.      Lokalforeningen skal delta i Samfundets samarbeidsorganer og bidra til å fremme Samfundets samlede virksomhet.

§ 12 Endring av vedtekter

1.                   Forslag til vedtektsendringer må være styret i hende senest tre uker før årsmøtet.

2.                   Vedtektsendringer krever 2/3 flertall på årsmøtet.

3.                   Endringer er gyldige først når de er godkjent av Samfundets styre. § 13 Oppløsning

1.      Forslag om oppløsning av lokalforeningen skal behandles på to påfølgende årsmøter med minst tre måneders mellomrom, og krever 2/3 flertall begge ganger.

2.      Ved oppløsning skal lokalforeningens midler og eiendeler tilfalle Samfundet, eller – dersom Samfundet har opphørt – et formål i samsvar med organisasjonens overordnede formål.

3.      Ingen medlemmer har krav på lokalforeningens midler eller andel av disse

Forslag til vedtak – vedtekter for Sjømilitære Samfund, lokalforeningen i Horten Sak [X]: Vedtekter for lokalforeningen

Årsmøtet i Sjømilitære Samfund – lokalforeningen i Horten har behandlet forslag til vedtekter.

Vedtak:

1.      Årsmøtet vedtar vedlagte forslag til vedtekter for Sjømilitære Samfund – lokalforeningen i Horten.

2.      Vedtektene trer i kraft umiddelbart etter årsmøtets vedtak, med forbehold om endelig godkjenning fra Sjømilitære Samfunds styre sentralt.

3.      Styret gis fullmakt til å foreta nødvendige redaksjonelle justeringer i teksten dersom dette kreves av Samfundet sentralt for å oppnå godkjenning.

Vedtatt på årsmøte februar 2026